Büroorganisation zwischen Stiften, Papier und der digitalen Welt

Diskutiere Büroorganisation zwischen Stiften, Papier und der digitalen Welt im Small Talk Forum im Bereich Small Talk; Hallo, in vielen threads im Forum ist ersichtlich, dass viele hier in Büros (inkl. Reisetätigkeiten) unterschiedlichster Art arbeiten. Nach...
#1
Beam_Ho

Beam_Ho

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Hallo,

in vielen threads im Forum ist ersichtlich, dass viele hier in Büros (inkl. Reisetätigkeiten) unterschiedlichster Art arbeiten.
Nach einigen Jahren habe ich zwar für viele Herausforderungen des Büroalltags so meine Lösungen gefunden. Allerdings bin ich auch mit eingen nie so richtig zufrieden.
Ich liebe hochwertige Schreibgeräte und lege auch Wert darauf, diese mit Papier zu benutzen. Am Telefon liegt ein A5-Notizbuch (Ablösung der Notizzettelwirtschaft), das schafft schonmal Ordnung auf dem Schreibtisch und ich habe beim Telefonieren immer was zum Schreiben zur Hand. Und alles, was erledigt ist, wird einfach ausgestrichen.
Für unterwegs habe ich eine Ledermappe in A4, in der ein Registerblock, ein USB-Stick und ggf. ein 12"Netbook Platz finden, wenn das mit muss. Das ist in vielen Fällen praktisch, manchmal aber auch insgesamt zu klobig. In manchen Besprechungen muss das Notebook allerdings mit, weil ein Protokoll in Word geschrieben werden muss (Unternhemensinterne Vorgabe), außerdem ist darauf mein wichtigstes Arbeitsmittel in Form einer Excel-Tabelle, die ich in jenen Besprechungen brauche. Grundsätzlich schreibe ich aber lieber von Hand auf Papier. Die handschriftliche Notizen aus allen anderen Besprechungen schreibe ich auf dem Block und scanne sie mit dem Smartphone ein. Im Büro angekommen archiviere sie meinem digitalen Ablagesystem.
Zufrieden bin ich damit insgesamt noch nicht wirklich. Alles mit Papier geht nicht, alles digital will auch nicht so recht. Ich suche also weiterhin nach Lösungen, die für mich gut passen.
Zuletzt angeschafft habe ich ein Bamboo Spark, quasi ein A5-Block, der mit einem Kugelschreiber beschriftet wird und auf Knopfdruck das Geschriebene digitalisiert ans Smartphone schickt. Der Stift ist haptisch nun nicht gerade das Gelbe vom Ei, aber für mich ist das ein Test, ob ich mir allen Ernstes das Montblanc Augmented Paper holen soll. Ist genau die gleiche Technik, nur schicker eingepackt.
Von der Größe her ist es auf jeden Fall schon mal handlicher, der Platz auf einem Blatt reicht für 99% meiner Termine und das Scannen mit dem Smartphone fällt weg. Muss ich im Alltag aber noch ein bisschen erproben.

Soweit mal mein grober Ist-Stand. ;-)

Wie schaut es bei euch aus? Wie organisiert ihr euch zwischen Stiften, Papier und der digitalen Welt? Auf welche Probleme stoßt ihr im Alltag und wie sehen eure Lösungen aus?

Viele Grüße
Björn
 
#2
viertelelf

viertelelf

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Laptop und gebundenes Notizbuch. Damit bin ich gut ausgerüstet.
Ich habe noch keine elektronische Lösung gefunden, bei der ich ablenkungsarm mitschreiben kann, keinen Barriere zu dem/den anderen am Tisch aufbaue (und das ist beim Laptopbildschirm der Fall) und ich gleichzeitig so enorm schnell auf ältere Stände zurückgreifen kann. Natürlich ist der Nachteil, dass diese Informationen eventuell noch einmal übertragen werden müssen (allerdings schreiben ich in der Regel kein Besprechungsprotokoll).
Das Laptop habe ich dann dabei, wenn ich rechnen muß. Das mache ich nur noch mit vorbereiteten Excel-Sheets, damit sich keine Flüchtigkeitsfehler einschleichen können.
 
#3
M

Mapkyc

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Bei der Bundeswehr wurde mir gelehrt, daß ein simpler Bleistift das beste feldmäßig geeignete Schreibutensil ist. Ich glaube, dass stimmt auch. Da ich heute Zivilist bin, nutze ich überwiegend Schneider K 15 oder Bic Crystal. Das sind gute Produkte, wie ich meine.

Als Papier verwende ich einen Notizklotz mit losen Zetteln oder gleich Din A4 Druckerpapier.

Ich habe noch keine elektronische Lösung gefunden, bei der...
Vielleicht wäre Googles G-Suite was für dich? (G-Mail für Firmenkunden) Wobei ich mir auch vorstellen könnte, daß die kostenlosen Funktionen eines Google Kontos locker ausreichen.
 
#4
the carpenter

the carpenter

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Guten Morgen,
ich nutze One Note von Windows zur Organisation, da es extrem flexibel ist und ich One Note-Notizbücher bei Bedarf mit Anderen teilen und befüllen kann.
Mit einem Touchscreen und einem Stift/Finger kann man auch handschriftliche Notizen direkt einfügen. Ein sehr praktisches Tool, was ich nicht mehr missen
möchte, gerade dann, wenn man mit mehreren Kollegen an einem Projekt arbeitet.

Freundliche Grüße vom Zimmermann
 
#5
Oliver2609

Oliver2609

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Ich habe dienstlich immer ein Moleskine Notizbuch in A5 Kariert dabei, mein Gedächtnis und einen Kugelschreiber, ansonsten je nachdem welchem Datenzugriff ich ggfs. brauche ein 13 Zoll Laptop oder ein IPad. Im Büro benutze ich für kurze Telefonnotizen meist altes Briefpapier als "Schmierzettel" oder mal einen Post It um den in mein Notizbuch zu kleben bis zur Erledigung. Das wichtigste ist aber in der Tat mein Gedächtnis, welches mir mittlerweile sogar schon eine besondere Einstufung im OP Risk beschert hat. Mein Chef fand das witzig.
 
#6
Oelfinger

Oelfinger

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Der war zu meiner Zeit Standardschreibgerät bei Bundeswehrs.
Bei erhöhtem Aufkommen von Langeweile konnte man das Gehäuse (Miene blieb drin) mit dem Feuerzeug leicht erwärmen und zu interessanten Formen biegen.

Ansonsten: Kassenbuch, Kundeliste, etc. am PC, Termine Handschriftlich ins Terminbuch (oft direkt vor Ort), den Kunden auf Wunsch einen Merkzettel (handschriftlich, DIN A6).
Größtes Problem? Daß es mir bei der Terminvergabe ins Terminbuch regnet. Lösung: ich setze mich ins Auto, der Kunde bleibt vor der Tür ;-)
 
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#7
IchoTolot

IchoTolot

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Halut
Eine 50m Skizzenrolle 24g und ein 6B. Da bin ich sowas von oldschool.
Aber als ich letztens einen Kollegen sah, der mit dem Apple pen auf seinem IPad rumgemalt hat, nahm ich das zum Anlaß, mich mit der digitalen Notizerfassung zu beschäftigen. Leider ist mein IPad von 2017 und damit funktioniert das noch nicht. Das Thema werde ich zeitnah angehen...
 
#8
W

-Wulf-

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Ich gehöre auch zu der Stift und Papier Fraktion. Viele digitale Varianten habe ich ausprobiert, war aber bisher mit nichts zufrieden...

Deshalb ist ein Sigel Conceptum Notizbuch in 18x24 cm (Art.-Nr.: CO 117) in jeder Besprechung dabei. Das ist von der Größe her für mich optimal: etwas größerer als A5 aber nicht so "riesig" wir A4, wo mich die "rechte Seite" immer stört, wenn ich auf der "linken Seite" schreibe.
Dazu gehört aktuell für mich ein Pentel EnerGel Stift zur Grundausstattung. Schreibt sehr flüssig, trocknet schnell und läuft ohne Widerstand oder kratzen über das Papier. Und ist dazu noch relativ günstig.

Wenn ich in der Firma unterwegs bin, habe ich immer ein Moleskine Mini Notizbuch und meinen Fisher SpacePen Bullet dabei. Stört beides absolut nicht in der Hosentasche, aber ich kann mir wichtige Informationen direkt notieren.

Zur Digitalisierung meiner Notizbücher nutze ich Microsoft Office Lens auf dem Handy. Eine absolut beeindruckende App, die die Fotos der Notizbuchseiten direkt ausschneidet und bereinigt. Sie werden dann - in meiner Konfiguration - direkt in One Note importiert, wo ich sie übersichtlich sortiert habe. Das mache ich aber erst dann, wenn ein Buch voll ist. Dauert dann ca. 60 Min inkl. ordentlicher Benennung und Verschlagwortung.

So kann ich auch unterwegs schnell nach älteren Infos suchen, die nicht im aktuellen Notizbuch sind, dass ich dabei habe.
Darüber hinaus wird One Note auch für sämtliche digitalen Infos genutzt, die m.M.n. aufbewahrungswürdig sind.

Die Informationen digital so bereitzustellen, dass man sie zügig wiederfindet, ist m.M.n. die größte Herausforderung, wenn man plant sein Büro umzustellen. Ich bin mit meiner Lösung aktuell sehr zufrieden.

_______________________________________

Noch ein Nachtrag zum Notizbuch:
Das wirklich perfekte Notizbuch habe ich leider noch nicht gefunden. Vielleicht hat ja jemand einen Tipp, welches Notizbuch folgende Kriterien erfüllt. Wichtigkeit in absteigender Reihenfolge:
- Größe zwischen A5 und A4, o.g. 18x24 cm empfinde ich als optimal
- Seiten nummeriert
- Hardcover
- Schmaler Seitenrand (ca. 1 - 1,5 cm)
- Überschriftenzeile
- Stifthalter (optional, da nachrüstbar)
- Lesezeichenband (optional)
 
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#10
R

rotbaer

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Früher Ruhrgebiet, jetzt Elbestrand
Chinakladde A4 und Stift, ggfs. Skizzenrolle ansonsten Laptop.
Gebundene Notizbücher haben den Vorteil das man gleich ein Journal über den Projektverlauf hat, und ggfs. auch noch mal was nachschauen kann.
 
#11
W

Wirbel

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Apple iPad Pro mit Apple Pencil
Notizapp: GoodNotes
Ablage: Evernote

Am Telefon häufig auch nur Notizzettel, welche aber meist umgehend gescannt zu Evernote abgelegt werden
 
#12
miro

miro

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Eventuell kannst dir Tipps vom
larsbobach Punkt de
ansehen.
 
#13
Beam_Ho

Beam_Ho

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Schon sehr interessant, wie sich der ein oder andre organisiert.
Nur Digital schreiben könnte ich technisch gesehen auch, mein Netbook gibt das her und es funktioniert eigentlich auch. Aber ich brauche aus unerfindlichen Gründen richtiges Papier und unnötig teure Stifte :face: (Das ist wie mit Smartwatch vs. mechanische Uhr)

Office Lens werde ich mal testen. Kannte ich bis vor Kurzem garnicht, ist aber in meine Office-Paket auf meinem Smartphone mit dabei.

Und @ Wulf: Wenn du so genaue Vorstellungen von dem hast, was du brauchst, warum lässt du dir nicht einfach genau so ein Notizbuch fertigen? Einfacher Buchdruck ist selbst mit Sonderformaten mittlerweile in den Online-Druckereien extrem günstig. 50 Seiten im Hardcover im 5er-Pack für unter 100€. Da kostet manches Notitzbuch von der (Luxus)-Stange mehr...

Lars Bobach kenn ich schon. Hier und da durchaus interessant.

Viele Grüße
Björn
 
#14
Articus

Articus

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failed state
Ein Notebook mit Dockingstation auf dem Schreibtisch und viele Gelbzettel Drumherum:-)

Hochwertige Schreibgeräte nutze ich vorwiegend privat da ich sie in Besprechungsräumen etc. ständig liegenlasse. Dafür deshalb am liebsten schlichte Rollerballs. Kulis und Bleistifte hasse ich.

Ach ja, für Termine etc. Outlook und die Damen die es pflegen:-)
 
#15
R

radal

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Da ich auf Reisen oft Sachen zeichne, die ich dann abfotografierte und per Mail an die Werkstatt gemailt habe, habe ich mich entschlossen dies zu vereinfachen:
seit 11.2018 bin ich begeistert von meinem Moleskine Smart Pen. Funktioniert tadellos und vereinfacht mir die Arbeit sehr. Zeichnungen werden sofort als Bild oder Pdf gemailt, Gesprächsnotizen (nicht ttranskriebiert) am Ende der Besprechung ebenfalls. Leider ist meine Schrift sehr unleserlich, da erwarte ich nicht von einer Software sie zu verstehen. Ein Nachteil ist es, dass nach der Übertragung die Daten auf dem Stift gelöscht werden... Es wäre genial, wenn ich die Daten in mehrere Notizbücher übertragen könnte.

Der Smart Kalender ist auch gut... Es lassen sich alle handschriftlichen Termine (Druckbuchstaben) sowohl ins Outlook, als auch aufs Handy übertragen.

Ansonsten normale Moleskine, BIC orange und diverse Koh-i-noor Druckbleistifte. Füller sind mir inzwischen zu sensibel....
 
#16
JamesBlake

JamesBlake

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Bei mir: ein Moleskine Mini für unterwegs. Leuchtturm in A5 fürs Büro. Immer dabei meine Kaweco Sport. Klein, leicht und gut zu schreiben. Außerdem nicht teuer.
Dann wird per Evernote gescannt und archiviert. Funktioniert für mich bis jetzt am besten.
Nach einem Jahr mit Moleskine Smart Writint Set bin ich jetzt wieder auf obigem Setup und damit sehr zufrieden.
Das Smart Writing Set ist schon gut, aber bei meiner Klaue und wenn man nicht zeichnen muss für mich nicht wirklich praktisch.
Die IPad + Apple Pen Variante könnte allerdings echt eine Option sein. Für mich hat sich mein Hybrid Setup aus Papier und Evernote mittlerweile als die beste Lösung herausgestellt.
 
#17
Oelfinger

Oelfinger

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Ich kenne diese Smartpens nur von der Telekom, wenn ich eine Unterschrift leiste.

Wie, grob gesagt, funktionieren die? Auf jeder beschreibbaren Oberfläche (Papier? Pappe?) Oder ist das so wie eine Handschrifteneingabe beim Tablet? Braucht das Empfängermedium eine entsprechende Software? Wenn ja, hat jeder Hersteller seine eigene Software oder ist die Universell? Wie werden die Daten übertragen? Stromquelle des Stiftes?

Fragen über Fragen!
 
#18
spritdealer

spritdealer

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In der Firma sowie privat verwende ich One Note. Das kann ich auf allen Plattformen und auch unterwegs benutzen, egal ob auf einem Tablet. Handy, am PC in der Firma oder zu Hause. Dort lässt sich alles verwalten, auch Excel-Tabellen, Bilder, uvm. Zusätzlich habe ich auf dem Schreibtisch einen einfachen Din A4 Block, um schnell etwas mitzuschreiben, in den meisten Fällen mache ich das aber auch inzwischen mit einer Post It Software, so dass ich wichtige Sachen nicht doppelt schreiben muss. Mit Copy / Paste in Skype oder One Note und fertig. Mehr brauche ich persönlich nicht
 
#19
loginvergesse

loginvergesse

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Wie, grob gesagt, funktionieren die?
du schreibst auf einem speziellen Papier, das ein feines Punktemuster hat (je nach Hersteller muss man die kaufen oder kann sie auf einem Farblaserdrucker selbst ausdrucken).
Im Stift ist eine kleine Kamera, die die Bewegungen speichert und in die App auf dem Tablet oder Smartphone überträgt. Je nach Anbieter (und Schrift) kann die dann auch noch OCR

zum Thema: privat alles am Handy/Tablet/Rechner. Beruflich das meiste am Rechner, in Meetings habe ich aber immer wieder ein Notizbuch dabei, um schnell was notieren zu können
 
#20
B

BKKDangerous

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Interessantes Thema! Ich bin auch immer auf der Suche, meine Arbeitsabläufe zu verbessern und, vor allem zu vereinfachen.

Für Gesprächsnotizen und auch Gedächtnisprotokolle nutze ich direkt mein privates Microsoft Surface und One Note als Zwischenstation, bevor es in die entsprrchenden Tools meines Arbeitgebers geht wie z.B. HR Works.

Kundenseitig notiere ich auf Notizbüchern a la Leuchtturm, Moleskine usw. Weiter unten seht Ihr einen Versuch, den Notizbüchern einen individuelleren Touch zu geben. Es gibg IMHO nichts Schlimmeres als Aussendienstler (im Speditionsbereich), die mit dem ausgefransten Schulblock beim Kunden sitzen - oder direkt auf dem iPad notieren, für mich respektlos dem Kunden gegenüber und daher habe ich das meinen Leuten untersagt. Die Notizen werden dann manuell ins CRM-Tool übertragen. Hier habe ich bisher keine bessere Lösung gefunden - in meinem Fall nicht so schlimm bei 0 bis 5 Terminen in der Woche, ein AD mit (idealerweise) 10-15 wöchentlich sieht das anders.

Verträge z.B. kommentiere ich als PDF auf meinem Surface mit dem Pen - das betrifft wenige Abschnitte in Verträgen und kommt gut an. Mein Kommentar plus mein Kürzel, dann geht's z.B. zu unserem Finanzchef und weiteren Fachleitern und jeder macht das mittlerweile so.

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